Dokument wpada. Proces rusza.
Usprawniamy odczyt, porządkowanie i przekazywanie dokumentów. Dane z wiadomości, PDF i skanów trafiają do sprawdzenia i dalszej pracy w ustalonym systemie.
Rozpoznajesz ten problem?
Załączniki trzeba pobierać, nazywać, przepisywać do arkusza i wysyłać kolejnej osobie. Brakujące pole lub duplikat potrafią zatrzymać całą sprawę.
Tak może wyglądać proces.
Dokument zostaje sklasyfikowany, a potrzebne pola odczytane i sprawdzone według reguł. Niepewne wyniki trafiają do weryfikacji. Zatwierdzone dane i plik są zapisywane we właściwym miejscu.
Konkretne zadania.
Jasny zakres.
- Odczyt pól z zamówień, formularzy, faktur i dokumentów dostawy.
- Sortowanie poczty według klienta, sprawy i rodzaju dokumentu.
- Kontrola kompletności, wykrywanie duplikatów i obieg akceptacji.
- Generowanie protokołów lub raportów z zatwierdzonych danych.
Najpierw sprawdzamy
Twoje warunki.
Co będzie potrzebne
- Reprezentatywna próbka dokumentów, także trudnych przypadków
- Lista wymaganych pól i reguły ich kontroli
- Miejsce docelowego zapisu oraz osoba weryfikująca wyjątki
Co obejmuje wdrożenie
- Obieg dokumentu od wpływu do zatwierdzenia
- Dane w uzgodnionym formacie i kolejka wyjątków
- Rejestr operacji i zasady przechowywania plików
Jak sprawdzimy efekt?
Czas obsługi dokumentu, poprawność poszczególnych pól i udział dokumentów wymagających ręcznej korekty.
Jakość skanów, różnorodność formularzy i wymagania docelowego systemu wpływają na skuteczność. Dane księgowe wymagają uzgodnionej walidacji; nie zastępujemy odpowiedzialności księgowego.
Narzędzia i środowisko: OCR, AI Builder, przepływy poczty, SharePoint, dyski firmowe, API i walidacja danych.
Warto wiedzieć.
Czy można przetwarzać zdjęcia i skany?
Takie dokumenty mogą wejść do pilota, ale najpierw sprawdzamy czytelność i skuteczność odczytu na rzeczywistych próbkach. Nie każda jakość zdjęcia pozwala na wiarygodny wynik.
Czy dokumenty trafią do zewnętrznego AI?
Architekturę i dostawców ustalamy z firmą. Przed uruchomieniem określamy, jakie dane opuszczają środowisko klienta, gdzie są przetwarzane i jak długo przechowywane.
Czy to automatyczna księgowość?
Zakres może obejmować odczyt, sprawdzenie i przekazanie danych. Księgowanie, interpretacje i akceptacje wymagają osobnego uzgodnienia z osobą odpowiedzialną.
Porozmawiajmy o Twoim procesie.
Opisz, jak działa dzisiaj i co chcesz usprawnić.